Электронный документооборот – лучший способ привести документацию в порядок

Любая коммерческая деятельность генерирует внушительное количество документации. И раньше все бумаги приходилось хранить в многочисленных папках и шкафах. Из-за этого найти нужный документ порой было весьма затруднительно. Но развитие технологий позволяет положить конец подобного рода неудобствам.

Вы наверняка слышали о системах электронного документооборота. Изначально они завоевали популярность на Западе, а в последние годы активно используются и в нашей стране. Внедрив такую технологию в свой бизнес, вы:

• Минимизируете количество бумажной документации. Да, определенные документы нужно будет распечатывать и в дальнейшем. Но гораздо большее их количество станет доступно для хранения исключительно в электронном виде. Согласитесь, очень удобно избавиться от необходимости постоянно покупать новые шкафы и беспокоиться о том, как сохранить все больше и больше бумаг.
• Сможете быстро находить любые документы. Нужно вновь ознакомиться с чем-то? Нет проблем – произведите поиск по базе данных, и получите результат спустя несколько секунд.
• Избавитесь от проблем с проверкой подлинности. Еще одна полезная технология – подпись документов ЭЦП. Она позволяет использовать электронную подпись для электронных же документов. Таким образом, если дело вдруг дойдет до проверки подлинности или полноценных судебных разбирательств, никаких проблем не возникнет.
• Получите возможность оптимизировать штат. Очень часто необходимость держать в штате большое количество секретарей и бухгалтеров связана исключительно с большим объемом бумажной документации. Если же документы по большей части хранятся в электронном виде, имеет смысл задуматься о нескольких увольнениях, дабы снизить затраты на выплату зарплат.

А вот и примерная последовательность действий при внедрении электронного документооборота:

1. Обратитесь за помощью к профессионалам. Давно остались в прошлом времена, когда все приходилось делать самостоятельно. Теперь можно и даже нужно прибегать к помощи подрядчиков, специализирующихся на такого рода технологиях. Они не только предоставят подробную консультацию, но и сделают все «под ключ».
2. Приобретите необходимое ПО. Очень важно использовать по-настоящему современные и надежные программы. Другим технологиям (например, облачному хранилищу данных) опять-таки рекомендуется уделить максимум внимание.
3. Проведите обучение сотрудников. Обязательно подготовьте всех работников к новой реальности. Практика показывает, что обучение занимает совсем немного времени, и может проходить без отрыва от рабочего процесса. Зато итоговым результатом станет практически полное отсутствие ошибок в процессе ведения электронного документооборота.

Желаем удачи!