Хранение кадровых документов

Каждая компания, имеющая в своем штате даже минимальное число сотрудников, обязана оформлять и хранить определенный перечень кадровых документов. Любое юридически-значимое действие, касающееся  персонала, будь то прием его на работу, оформление отпуска, наложение взыскания или, напротив, поощрение сопровождается созданием соответствующего приказа или распоряжения. А ведь есть еще трудовые договоры, должностные и служебные инструкции, и многое, многое другое.

Необходимо отметить, что закон довольно ревностно относится к кадровым актам, обязывая службы по работе с персоналом строго следовать определенным стандартам, как при их создании, так и в процессе хранения и уничтожения. Каждое из перечисленных мероприятий подчиняется нормативным требованиям. И особенное значение в кадровом документообороте имеет процедура хранения документов. Хотя бы потому, что многие из них закон предписывает хранить десятилетиями, а то и вовсе постоянно.

Для того чтобы обеспечить сохранность документации в течение длительного времени, необходимо:

1. Провести экспертизу исполненных документов с целью установления их ценности и периода хранения.
2. Собрать акты воедино и оформить кадровое дело в соответствии с действующими правилами.
3. Описать документы (этап обязательный только для документов постоянного и долговременного хранения).
4. Обеспечить надлежащую сохранность в условиях кадровой службы.
5. Передать документы в архив. Касается только документов постоянного и длительного хранения, акты временного хранения в архив не передаются. Такие документы подлежат уничтожению по истечению срока их хранения.

Как видим, порядок обращения во многом зависят от их вида – идет ли речь об актах постоянного, временного (до десяти лет включительно) или долговременного (свыше десяти лет) хранения. Отнесение определенного документа к тому или иному типу определяется установленными в законе требованиями.

Итак, хранение кадровых документов может осуществляться только в отделе кадров или в отделе кадров и в архиве. Хранение документов в отделе кадров до передачи их в архив называется текущим. Оно имеет две основные разновидности: хранение кадровых актов в процессе их исполнение и хранение уже исполненных актов. В зависимости от того, о какой стадии обращения с документами идет речь, и зависит порядок обращения с бумагами.

Если исполнитель еще работает с документами, то они хранятся у него. В этом случае акты формируются в отдельные дела, которые в зависимости от критерия их объединения помещаются в папки с различными надписями – «Срочно», «На подпись» и др. А вот после того, как документы будут исполнены, их формируют в дела уже по другим критериям отбора. Здесь в ход идут требования соответствующего ГОСТа, с которыми кадровый делопроизводитель должен быть хорошо знаком.

Организация хранения кадровых документов – мероприятие непростое, нуждающееся в строгом соблюдении целого ряда законодательных норм. Обеспечить это можно только, воспользовавшись помощью профессионалов. Благо, сегодня компании, специализирующиеся на оказании архивных услуг, предлагают свою помощь в организации кадрового делопроизводства.

Они же готовы взять на себя и уничтожение документов с истекшим сроком хранения – это мероприятие также подчиняется определенным правилам и стандартам. Правда, это уже совсем другая история.