Автоматизация документооборота
10-08-2022Сегодня развитие IT-технологий идет достаточно быстро, все больше производственных и коммерческих предприятий использует в своей работе высокие технологии. Автоматизация документооборота заменяет традиционные бумажные документы. Принимая решение, какую СЭД (система электронного документооборота) выбрать, необходимо сначала определиться для чего собственно она вам нужна.
Естественно никто не будет создавать себе дополнительных хлопоты просто из «любви к искусству», любое действие в современном бизнесе имеет целью либо увеличение дохода, либо снижение расходов, и как следствие опять же рост дохода.
Следовательно, система управления проектами должно преследовать те же цели, то есть облегчить работу предприятий и компаний, сделать ее более эффективной, что, в свою очередь, приведет к снижению расходов и, как следствие рост прибыли предприятия. При принятии решения о применении системы автоматизации документооборота, в первую очередь встает вопрос: воспользоваться ли уже готовым решением, или создавать свое программное обеспечение.
На этот вопрос нельзя ответить однозначно, в каждом конкретном случае должен быть свой, индивидуальный подход. Помочь в принятии решения может изучение опыта других компаний и предприятий, работающих в этом же направлении, в которых уже используется такая система документооборота. В случае, когда нет никаких тонкостей, связанных со спецификой вашей работы, выбор готового программного продукта усложняется тем, что предложений таких инструментов, очень много, и здесь важно четко представлять то, что вы хотите получить от использования системы автоматизации документооборота.
Прежде чем приступить к выбору СЭД, надо четко и точно определить все задачи, которые должна помочь решить эта систем, и составить их список. Автоматизировать систему документооборота можно на всех без исключения предприятиях и в любой компании. Обычно развертывание, а иногда и разработку, таких систем поручают специализированным внешним компаниям, которые должны нести ответственность перед заказчиком, за результат. В случае, когда желаемый результат, не был получен, можно с уверенностью сказать, что причиной тому неверный выбор СЭД, даже если компания поставщик заявляет, что у вас настолько запутан бизнес-процесс, что невозможно создать качественный документооборот, или что уровень ваших сотрудников не достаточен, чтобы пользоваться такими системами. Если ваш проект по автоматизации документооборота потерпел крах - значит, вы выбрали некачественную систему электронного документооборота, или же систему другого, не вашего профиля, которая просто вам не подходит, поэтому к выбору СЭД надо отнестись предельно серьезно, изучить максимум предложений и выбрать то, которое подходит вам больше всего.