Организация работы головного и региональных офисов сетей автозаправочных станций

Система АйТи-Ойл, фиксируя все параметры оборудования и совершенные операции, позволяет объединить процессы сети автозаправочных станций в единый технологический цикл. В комплексное решение АйТи-Ойл входят системы «Головной офис» и «Региональный офис», которые позволяют управлять определенными подразделениями.

Головной офис

"Головной офис" - это система автоматизации автозаправочных станций, которая объединяя информационные данные сбытовой политики всех региональных АЗС, входящих в состав сети, централизованно управляет ими. Для автоматизированного управления системой «Головной офис» и обработки результатов торговли на автозаправочных станциях, компания «АйТи» использует программу, разработанной debis Systemhaus - «СОРТ АЗС».

Это очень удобная программа, которая успешно функционирует в сети, ею пользуются более 800 автозаправочных комплексов в Европе. Внедрение этой программы в систему «Головной офис», автоматизируя все основные функции, позволяет управлять всеми подразделениями, которые входят в сеть автозаправочных станций, на уровне управляющей организации.

Обладая широкими функциональными возможностями, «Головной офис» может реализовать их частично или полностью. Система, обеспечивая управление конфигурацией нефтебаз и сети АЗК, позволяет поддерживать процесс продаж на уровне всей компании, обеспечивая мониторинг даже отдельных продаж.

В функциональные возможности системы входит и расчет объемов продаж нефтепродуктов и остатков в каждой АЗС. Прямой обмен информацией непосредственно с АЗК, а также с нефтебазами относительно реализации, приему и хранению нефтепродуктов, сопутствующих товаров и услуг позволяет оперативно и четко рассчитывать объемы продаж, остатки во всех региональных АЗК. Осуществляется контроль и над объемами поступающих нефтепродуктов, а также сопутствующих услуг и товаров. Это сокращает время простоев, вызванных отсутствием НП или поломкой оборудования.

Программа позволяет одновременно управлять платежными системами, доступными для АЗК, вычислять суммы и формировать счета на расчеты с банками-эмитентами платежных карт, арендаторами, одновременно вычисляет и другие, предусмотренные системой АЗК начисления. «Головной офис» формирует поддержку общей базы клиентов и условия работы с ними, разрабатывая схему обслуживания, устанавливает скидки и наценки, передает их региональным АЗС.

Для достижения максимальной прозрачности бизнеса в сфере нефтесбыта программа АйТи-Ойл «Головной офис» может быть интегрировано и с иными автоматизированными системами. Система взаимодействует с программами ERP, в частности SAP R/3, благодаря которым данные по всем направлениям автоматически передаются в управление. Это позволяет персоналу точностью анализировать затраты и найти оптимальные решения налогообложения. Интеграция «Головного офиса» с системой SAP R/3 дает возможность отслеживать динамику и точно рассчитать выгоды, в зависимости от сезонности спроса на конкретные виды НП.

Региональный офис

Система "Региональный офис", входящая в решение АйТи-Ойл, предназначена для автоматизации управления региональной сети сбыта нефтепродуктов (региональных АЗС). Система позволяет постоянно получать информацию от АЗК, в частности от «Головного офиса». Возможность администрирования деятельность сотрудников с помощью постоянного мониторинга за поступлением и сбытом товаров и услуг, обеспечивает обмен необходимой информации. А это, в свою очередь организовывает четкое управление АЗС и автоматическую передачу данных в «Головной офис».

Принцип работы "Региональный офис" основан на модульной системе. В зависимости от того, какие потребности у заказчика, можно использовать определенные возможности и функции системы. Это могут быть:

• управление резервами и счетами;

• взаимоотношениями с клиентами;

• управление операторами и устройствами на автоматической АЗС;

• управление ценами на товары, наценками и скидками;

• управление доступными платежными средствами (собственные смарт-карты, ведомости, талоны, а также карты "бензиновых" компаний, банковские карты и другие).

Именно полученные данные становятся основой для формирования различных отчетов и по деятельности системы сбыта, и по отдельным группам и видам товаров, а также по Автозаправочной станции.

Программа «Региональный офис» работает в интеграции с автоматизированной системой «Головной офис» сети АЗС – «СОРТ АЗС», она также взаимодействует с «АРМ Оператора АЗС» (автоматизированное рабочее место оператора для управления оборудованием автозаправочной станции при помощи ПК).
«Региональный офис» можно интегрировать и с другими системами автоматизации, предназначенными для управления финансово-хозяйственной деятельности АЗС.